こんにちは。
日帰り経営合宿で人気のオフサイトミーティングスペース「WIND + HORN（ウィンドアンドホルン）」です。
現在新型コロナウイルスの影響による在宅テレワーク導入の動きに伴い、オンラインミーティングやオンライン飲み会という言葉をよく耳にするようになりました。
実際に私たちも会議が必要な際にはオンラインで行なっていますが、始めたばかりの頃は、上手く場が回らず時間だけが過ぎてしまい、意外と難しいと感じていました。
そこで今回は、私たちの実体験を元にオンラインミーティング成功の”コツ”をご紹介いたします。
ちょっとしたコツを抑えることでオンラインでの会議もスムーズに進行し、より効果的なミーティングへと繋がります。
オンラインミーティング成功への５つの”コツ”
１.使用するツール・アプリを事前に共有・準備する
代表的なzoomやSkypeなど、オンラインミーティングが可能なツールやアプリはたくさんあります。何を使用するか会議直前に決めてしまうと、設定ができていない人や使い方がわからない人が出てしまい、時間通りに会議が始められないこともあります。
使用するツールはあらかじめ参加者全員で共有し、当日はトラブルなく始められるようにしておきましょう。
２.議題（アジェンダ）や補足資料を事前に共有する
通常のミーティングでも必要ですが、オンラインミーティングの場合でも欠かせません。
メッセージやメール等で事前に共有しておくことで、それぞれが話したい内容を準備することができたり、資料内容を事前に頭に入れることができるので、当日の会議がスムーズに進め易くなります。
３.進行役（ファシリテーター）を作る
オンラインミーティングでは進行役が非常に重要なポイントとなってきます。
進行役がいない場合、場が上手く回らず発言する人としない人の差が大きくなったり、だらだらと話がまとまらず本来の議題から逸れてしまうこともあります。
「◯◯さんはどう思いますか？」などと参加者全員に声を掛けて場を回してみてください。
また、あらかじめ会議時間を決めておき、会議中はタイムキーパーとして時間通りに進められるように意識しましょう。
４.ミュート機能を活用する
オンラインミーティングでは全員がマイクONの状態にしていると、誰かが話している最中に雑音が混じり聞き取りにくくなることや、場の空気感が伝わりにくいため声が被り混線してしまうことがあります。誰かが話している時には、他の参加者はミュート（消音）にしておくことで、話し手の声だけをはっきりと聞き取ることができます。
５.必要に応じてグループごとに分けて話す
一部のオンラインミーティングツールやアプリには、「10人→5人,5人」などのようにグループごとに部屋を分ける機能があります。人数が多い場合、前述と同様に声が混線し一人一人の発言が聞き取りにくかったり、発言する人しない人が出てきてしまうことがあります。
必要に応じてグループ分けの機能を使用することで、少人数での活発な意見交換やブレストへと繋がります。最後に各グループ内でまとまった話を代表者が全員に共有し、進行役がまとめるなどの流れを作ることで、会議の効率性を上げることが望めます。
いかがでしたでしょうか？
今回、ご紹介した５つの”コツ”は、
全て私たちの実体験により必要に感じたことです。
ぜひオンラインミーティング開催時の参考にしてみてください！
他にもオンラインミーティングをする際には、別途PC用のマイクやスピーカーが必要になる場合がありますが、使用しているPCに対応しているメーカーの商品等で統一しておくのがおすすめです。
詳しい商品の情報に関しては、また次回ご紹介いたしますね。
WIND ＋ HORN（ウィンドアンドホルン）